Coordonnateur aux opérations

Administration / Soutien administratif
Rosemont / La Petite-PatriePermanentSep 15th 2020

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Poste : Coordonnateur aux opérations

Mile Wright est un cabinet spécialisé en droit des affaires dont la mission est d’aider ses gens et ses clients à se réaliser. Nous offrons à nos employés un milieu de travail décontracté, convivial, dynamique et stimulant. Nous offrons à nos clients une approche humaine et personnalisée et une expertise de pointe à la juste valeur des services rendus. Nous créons des relations de confiance durables avec nos gens et nos clients pour favoriser leur autonomisation et la réalisation de leurs objectifs et ambitions.

En venant travailler avec nous, vous ferez partie intégrante d’une équipe performante et engagée et vous aurez l’occasion de contribuer à des projets d’envergure, le tout dans une ambiance chaleureuse axée sur la collaboration et le respect.

Description de l’emploi

Relevant des cofondatrices du cabinet, le(la) titulaire du poste assistera la direction dans la gestion des affaires de l’organisation en matière de ressources humaines, financières et matérielles et soutiendra au niveau administratif et logistique l’équipe de professionnels de l’organisation. Le(la) titulaire du poste répondra également aux demandes externes adressées à l’organisation. Plus précisément, le poste inclut les responsabilités suivantes :

  • Assurer un soutien exécutif auprès des cofondatrices du cabinet dans la gestion des opérations du cabinet;
  • Répondre aux demandes de soutien administratif de l’équipe de professionnels de l’organisation;
  • Planifier et coordonner la logistique des opérations quotidiennes du cabinet incluant :
    • La gestion des correspondances, envois et appels du cabinet et leur suivi;
    • La gestion et le classement documentaires (impressions, scans, SharePoint, etc.);
    • La planification, la gestion et l’achat de matériel de bureau et autres ressources matérielles répondant aux besoins de l’équipe;
    • La rédaction de proposition et de convention de services;
    • La planification et la gestion des bases de données, des logiciels d’opération, et des ressources informatiques du cabinet;
    • Le suivi et les communications avec les fournisseurs, partenaires et autres intervenants, incluant le gestionnaire de l’immeuble; et
    • Effectuer d’autres tâches connexes de bureau (gestion du courrier, réception, mise en page de documents, mise à jour des listes de contacts, etc.)
  • Collaborer à la mise en œuvre du plan marketing/développement du cabinet incluant :
    • La mise à jour des médias sociaux et du site Internet du cabinet;
    • Coordonner la logistique d’évènements clients et autres activités
  • Assister la direction dans la gestion des ressources humaines incluant :
    • Procurer le soutien nécessaire au recrutement et à la fin d’emploi;
    • Garder à jour les dossiers des employés, physiques et électroniques;
    • Assurer un suivi du système de gestion de temps et faire des rapports mensuels à la direction;
    • Seconder l’organisation des réunions d’équipe (préparation et suivis);
    • Assurer une veille et un suivi sur les obligations légales de l’organisation en matière de droit de l’emploi;
    • Réfléchir et proposer à la direction de nouvelles méthodes de travail efficaces à implanter au soutien de l’équipe;
    • Participer à la mise en œuvre des politiques adoptées par la direction;
  • Assister la direction dans la saine gestion financière du cabinet incluant :
    • La facturation et la tenue de livres du cabinet;
    • Faire le lien avec les services comptables externes;
    • Faire le suivi des comptes à payer et à recevoir et gérer les fournisseurs;
    • Préparer le budget annuel suivant les objectifs de la direction et en assurer le suivi mensuellement ou à la demande de la direction.

Qualités recherchées

  • Facilité d’adaptation au changement ;
  • Capacité à bien gérer ses priorités et à travailler sur plusieurs dossiers simultanément pour diverses personnes du cabinet ;
  • Rigueur et souci du détail ;
  • Proactif dans l’anticipation et la gestion du travail des avocats du cabinet et de leurs besoins ;
  • Créativité et sens de l’innovation ;
  • Dynamisme et enthousiasme pour contribuer à renforcir l’esprit d’équipe dans une petite structure de travail.

Exigences

  • Diplôme d’études postsecondaire en administration ou dans un autre domaine pertinent – un BAC sera considéré un atout;
  • De trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente;
  • Grande facilité et plaisir à travailler en équipe et auprès de la clientèle, dans un environnement parfois sous pression ;
  • Capacité à solutionner efficacement et rapidement les défis, à réaliser un travail de qualité sous échéancier serré, et à initier des processus de travail efficients ;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit) et fortes habiletés rédactionnelles ;
  • Solides compétences en informatique, y compris avec les logiciels de la suite Office. 

Ce que vous offre Mile Wright

  • Salaire et avantages sociaux compétitifs;
  • Faire partie d’une équipe engagée;
  • Un environnement non hiérarchique, stimulant et travail d’équipe;
  • Un milieu de travail à l’esprit entrepreneurial.

Les dossiers de candidature doivent être adressés à Catherine Grenier via le formulaire. Seules les candidatures retenues seront contactées.

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