Préposé·e à l’accueil

Administration / Soutien administratif, Service à la clientèle / Centre d'appel
Le Plateau-Mont-RoyalPermanentMar 25th 2021

La Fondation Marie-Vincent offre un milieu de travail flexible, créatif, stimulant et riche pour le développement de professionnel.le.s souhaitant travailler au sein d’une équipe dynamique et qualifiée. Elle offre la possibilité de travailler dans un contexte multidisciplinaire et intersectoriel. La Fondation Marie-Vincent joue un rôle au plan de la prévention de la violence sexuelle en ciblant les enfants, les adolescent·e·s, les parents, les professionnel·le·s et la population générale. Dans cette optique de prévention, elle vient également en aide aux enfants présentant des comportements sexuels problématiques. La Fondation aide les enfants et les adolescent.e.s victimes de violence sexuelle et leur famille à surmonter cette épreuve en s’assurant que des traitements spécialisés à la fine pointe des connaissances leur sont offerts. Elle mise constamment sur les meilleures pratiques dans le domaine de la violence sexuelle en soutenant une Chaire interuniversitaire de recherche et en demeurant à l’affût des nouvelles réalités sociales.

SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision de la directrice des services administratifs, la préposée ou le préposé à l’accueil agit comme premier point de contact avec la Fondation Marie-Vincent. Elle ou il accueille et dirige les personnes qui se présentent à l’organisme. La ou le préposé·e à l’accueil traite les demandes d’information par courriel, répond au téléphone, achemine les appels téléphoniques et prend les messages. Elle ou il assure également la prise en charge de tâches administratives variées. Parallèlement, la ou le préposé·e à l’accueil anime des activités auprès des enfants à la réception.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Accueil et réception (environ 50 % du temps):

  • Accueillir, renseigner et diriger les parents, enfants, partenaires et visiteurs vers la personne de référence ou le service approprié ;
  • Recevoir et traiter les appels entrants ;
  • Gérer la boîte vocale de la réception ;
  • Communiquer avec la clientèle pour la confirmation, la modification ou l’annulation de diverses rencontres ;
  • Traiter les courriels reçus dans la boîte d’information ;
  • Veiller à l’entretien de la zone de réception pendant et après le quart de travail (ex. : désinfecter les jouets, assurer la propreté des lieux) ;
  • Coordonner les examens médicaux (réservation de la plage horaire avec les requérants [policiers, Direction de la protection de la jeunesse (DPJ), Système informatisé des poursuites pénales (SIPP)], assurer les diverses communications et effectuer les suivis préalables requis. Envoyer les spécimens médicaux à l’hôpital Ste-Justine.

Tâches administratives (environ 30 % du temps):

  • Préparer des dossiers cliniques ;
  • Créer des étiquettes et boudiner des documents ;
  • Coordonner la réservation des salles de conférence et des salles de traitement ;
  • Tenir l’inventaire de la papeterie générale et des boissons (café, jus, eau) et procéder aux commandes des produits manquants ;
  • Affranchir, poster et trier la correspondance et les colis ;
  • Assurer le rangement des salles de traitement (vérification de l’inventaire des outils) et de la salle de photocopie ;
  • Procéder à la facturation mensuelle des rendez-vous cliniques à la Direction de l’indemnisation des victimes d’actes criminels (IVAC).

Animation auprès des jeunes (environ 20 % du temps)

  • Assurer une présence auprès des enfants, notamment par l’animation de jeux variés et adaptés à l’âge des enfants ;
  • De façon sporadique, transmettre au personnel clinicien des observations sur le comportement des enfants et des parents lors de leur présence à la réception ;
  • Toute autre tâche connexe au poste.

Le profil recherché doit répondre aux exigences suivantes :
Formation/Expérience/Certification

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration ou bureautique ;
  • Expérience minimale de deux (2) à trois (3) ans dans un rôle similaire;
  • Expérience de travail requérant une interaction directe avec des enfants (atout important) ;

*** À noter que les candidatures étudiantes dans un domaine connexe aux activités de la Fondation seront considérées comme un atout.
Connaissances

  • Excellente maîtrise de la langue française (oral et écrit) et très bonne connaissance de la langue anglaise (oral) ;
  • Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
  • Familiarisation avec les principaux enjeux et des répercussions de la violence sexuelle envers les enfants, les adolescent·e·s et leur famille (atout).

Compétences et aptitudes requises

  • Aisance et facilité à entrer en relation avec les autres (tant auprès des enfants que des adultes)
  • Sens de l’observation
  • Jugement
  • Éthique professionnelle
  • Contrôle de soi et gestion du stress
  • Professionnalisme
  • Écoute, diplomatie et empathie
  • Communication (orale et écrite)
  • Polyvalence
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités
  • Créativité
  • Esprit d’équipe et collaboration
  • Capacité d’adaptation

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature au plus tard le 5 avril 2021, en faisant parvenir leur curriculum vitae et une lettre d’intention dans un seul document.

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