Superviseur – soutien aux opérations

Administration / Soutien administratif, Santé / Pharmaceutique
VerdunPermanentJuin 23rd 2020

Posté: 22 juin 2020

Région: Montréal, QC

Date limite de dépôt des candidatures: 29 juin 2020

Relevant de la Direction adjointe du projet, vous serez responsable du fonctionnement général du bureau incluant, mais sans s’y limiter, l’administration, la coordination et l’assistance des diverses activités afin de soutenir les membres de l’équipe du projet. Vous serez responsable de la rédaction de notes et de comptes rendus divers, lettres présentations, rapports ou autres documents qui peuvent être de nature confidentielle. Ceci incluant les communications de haut niveau avec les partenaires internes et externes. Toutes autres tâches en lien avec le poste pourront être demandées.
 

Responsabilité 1 : Soutien à la D irection                           
Activités :

  • Planifier les rencontres avec différents directeurs et partenaires de la Croix-Rouge canadienne;
  • Prendre des notes organisées lors des rencontres et produire des rapports et synthèses;
  • Faire le lien avec les différents coordonnateurs;
  • Assurer le suivi des réunions aux différents paliers de gestion;

Responsabilité 2 : Soutien Administratif                         
Activités :

  • Soutenir la coordonnatrice soutien aux opérations dans la gestion de la structure administrative du BGPR;
  • Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements;
  • Répondre au téléphone, prendre les messages s’il y a lieu, donner des renseignements et gérer l’agenda des rendez-vous/membres de la direction;
  • Rencontrer les clients et assurer les suivis nécessaires pour le traitement des dossiers en respectant les normes et l’état des dossiers;
  • Assurer le suivi du courrier et de la correspondance;
  • Gérer, classer et codifier les feuilles de temps, les factures, les comptes de dépenses;
  • Effectuer les suivis administratifs requis avec le service de l’administration et toutes autres tâches connexes;
  • Gérer la petite caisse et le cumul des factures et des remboursements;
  • Assurer la mise à jour des listes téléphoniques et courriels;

Responsabilité 3 : Soutien Opérationnel                           
Activités :

  • Compléter les différents registres requis pour l’opération;
  • Classer et maintenir les normes sur le classement de la documentation de l’opération ainsi que des dossiers des sinistrés;
  • Informer son supérieur immédiat de toute problématique de suivi ou autre dans un dossier;
  • Faire les impressions des différents formulaires en fonction des besoins et des mises à jour;
  • Tenir l’inventaire du matériel et des équipements;
  • Préparer la liste des achats en fourniture de bureau;
  • Assurer les suivis avec les fournisseurs pour le bon fonctionnement des équipements (informatique, photocopieurs, téléphonie, etc.);
  • Voir à l’ouverture et à la fermeture des portes d’accès du bureau en fonction de l’horaire;

Responsabilité 4 : Supervision                                             
Activités :

  • Superviser, soutenir et encadrer le personnel sous sa charge;
  • Évaluer continuellement les ressources humaines et matérielles nécessaires aux activités du service;
  • Aider le personnel sous sa charge à traiter les cas complexes;
  • Assurer le respect des normes et des procédures établies à la CRC au Québec;
  • Contribuer à la création d’espaces et d’environnements de travail sûrs et sécuritaires, au respect des règlements de santé et sécurité au travail et des normes d’emploi, à la création de milieux de travail respectueux favorisant le bien-être et à la prévention de toute forme de harcèlement et de violence;
  • Compiler et tenir à jour des rapports conformes aux normes de la CRC en utilisant les systèmes et les outils pertinents;
  • Évaluer la prestation des programmes et des services, recommander des améliorations et appuyer leur mise en œuvre, et préparer des rapports au besoin;
  • Organiser et animer les séances de breffage et de débreffage ainsi que les réunions internes, au besoin;
  • Fournir de la rétroaction continue quant à la performance du personnel sous sa charge.

EXIGENCES

Le candidat doit s'engager à respecter les Principes fondamentaux du Mouvement et incarner les compétences fondamentales de la Société : excellence de l'équipe, excellence du service, responsabilité et souci des résultats.
Ce poste exige la vérification favorable :
 

  • des antécédents judiciaires canadiens
  • des antécédents  pour le travail auprès de personnes vulnérables.

ÉTUDES ET EXPÉRIENCE
 

  • D.E.P. en secrétariat ou tout autre combinaison de formation et d’expérience pourrait être jugée pertinente;
  • Tout autre ensemble de formation et d'expérience jugé équivalent pourra être considéré.
  • Une expérience à titre de bénévole de la Croix-Rouge en gestion des urgences, particulièrement comme responsable/superviseur est un atout.
  • Avoir au moins deux ans d'expérience en service à la clientèle;

CONNAISSANCES
 

  • La compréhension du rôle de la Croix?Rouge canadienne lors d’une intervention d’urgence, de secours et de rétablissement est un atout;
  • Excellentes habiletés à travailler avec des outils informatiques (bases de données, suite Office) requises;

COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Exigences linguistiques : être en mesure d’offrir les services selon les besoins de l’opération;
  • Avoir de l'entregent et démontrer des aptitudes pour la communication : faire preuve de clarté, de concision, de confiance en soi et être capable d’influencer les autres;
  • Travail d’équipe : être utile à l’équipe, être respectueux des membres de l’équipe, être disponible et développer des relations harmonieuses;
  • Gestion des priorités : Sens de l’organisation et solides habiletés en gestion de temps et des priorités; 
  • Bonne capacité de concentration
  • Bonne écoute
  • Capacité d’adaptation

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Possibilité d’intervenir pendant des heures inhabituelles (c.?à?d. tard le soir ou la fin de semaine) et effectuer de longues heures de travail, cela dans un contexte exigeant.
  • Possibilité d’être déployé dans l’ensemble du territoire affecté, au besoin.
  • Le titulaire du poste doit accepter de suivre la formation requise.

*Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte.

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