Adjoint.e aux courtiers et coordonnateur aux communications

Administratif, Communications
Saint-LéonardPermanentOct 6th 2021

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L’équipe immobilière Martin Dumont, du groupe sutton – synergie inc., a pignon sur rue Jean-Talon à St-Léonard et est active dans le grand Montréal. Au sein de notre équipe, nous comptons six courtiers immobiliers, dont une est aussi directrice marketing, ainsi qu’une adjointe d’équipe (le poste à combler). Nous accompagnons des clients lors de leur achat, vente, investissement, location de luxe, et nous réalisations des mandats de relocalisation avec divers partenaires.

Notre équipe de courtiers immobiliers se fait un point d’honneur de surpasser les attentes de notre clientèle en matière d’expérience client. Nous sommes des facilitateurs, médiateurs, conseillers, confidents, et nous traitons toujours nos clients comme nous aimerions être traités. Pour certains d’entre eux, nous faisons presque partis de la famille ! Et vous aussi, vous pourriez faire partie de notre famille et grandir avec nous !

Sommaire du poste 

Vous avez de l’expérience en soutien administratif? Vous avez touché au monde des communications? L’immobilier vous passionne? En plus, on vous reconnait comme une personne fiable, organisée, rigoureuse et surtout motivée? Vous seriez un excellent atout dans notre équipe.

Nous sommes à la recherche d’une personne compétente, allumée, polyvalente et autonome pour jouer un rôle hybride au sein de notre équipe. D’une part, vous aurez à soutenir les courtiers et le chef d’équipe dans des tâches administratives et de mises en marché et à assister la directrice marketing dans la réalisation de projets de communication.

Principales responsabilités
Gestion de bureau et réception des clients

  • Gestion des demandes d’information web, téléphoniques et suivi des boites courriels;
  • Gestion de la ligne téléphonique (514) 388-9333;
  • Gestion de l’agenda des courtiers et prises de rendez-vous;
  • Tenue du bureau (gestion d’inventaire de matériel de bureau et promotionnel, commande de fournitures, facturation, aide à la comptabilité, classement, administration générale);
  • Organisation des rencontres d’équipe, gestion du tableau de bord, et rapports de performance;
  • Gestion de la base de données clients (entrée de données, classement, mises à jour);
  • Se tenir à jour sur les logiciels et outils utilisés dans le cadre de son travail;
  • Effectuer toute autre tâche nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Soutien aux courtiers

  • Recherches documentaires, préparation des dossiers clients et analyses de marché (registre foncier, évaluation foncière, taxes municipales, préparation des contrats, etc.);
  • Préparation de la mise en marché des propriétés, saisie de données;
  • Suivis et communications diverses, parlés et écrites, avec les partenaires, collaborateurs et fournisseurs (photographes, notaires, banques, arpenteurs-géomètres, poseurs de pancartes);
  • Préparation des fiches immobilières et pochettes promotionnelles;
  • Gestion des dossiers de ventes-achats-locations (rapport de transaction, gestion électronique des documents) et suivi avec l’administration de l’agence (facturation, comptabilité);
  • Assistance et suivis auprès des clients et des courtiers;
  • Déplacements occasionnels (séances photos, prises de mesures, poste, imprimeur, etc.)

Coordination de projets marketing
Sous la responsabilité de la directrice marketing

  • Aide à l’animation des réseaux sociaux et planification de la grille éditoriale;
  • Création et envois des infolettres;
  • Mises à jour du site web;
  • Coordination des actions de sollicitation et pitch client;
  • Soutien en organisation d’événements (visite libre, activité client, concours, promotions, cadeaux, cartes de Noël, stock photos, etc.).

Profil recherché

  • DEP/AEC/DEC en bureautique, administration, secrétariat ou équivalence en expérience;
  • Expérience dans une agence immobilière (un atout);
  • Bilinguisme parlé et écrit;
  • Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint);
  • Connaissance des outils Centris et logiciels immobiliers : Matrix, Saisie, Instanetforms, Immocontact, registre foncier, JLR, Prospects (un atout);
  • Expérience en communication et/ou gestion des médias sociaux (un atout)
  • Posséder une voiture (un atout) 
  • Bonne gestion des priorités;
  • Facilité à s’adapter dans un environnement rapide et réactif;
  • Sens de l’organisation, autonomie, rigueur et polyvalence;
  • Discrétion et professionnalisme;
  • Sens de l’initiative, attitude positive et service à la clientèle hors pair;

Conditions d'emploi

  • Poste permanent à temps plein 5 jours par semaine
  • Horaire de travail du lundi au vendredi de 9h à 17h (horaire flexible)
  • Être disponible certains soirs et week-ends à l'occasion selon les événements
  • Lieu de travail : bureau du groupe sutton – synergie inc. 6401 rue Jean-Talon E Saint-Léonard.
  • Salaire : entre 35k et 45k annuellement, selon l'expérience et les compétences
  • Avantages : congés mobiles et vacances, horaire flexible et télétravail en formule hybride, stationnement gratuit, café Nespresso à volonté, lunch d'équipe payés, diverses activités sociales.

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