Adjoint(e) administratif(ive)

Administration / Soutien administratif
Villeray / Saint-Michel / Parc-ExtensionPermanentSep 10th 2021

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Titre du poste :

Adjoint(e) administratif(ive)

Statut :

Temps plein, permanent

Supérieur immédiat :

Directeur général ou toute autre personne désignée par la Direction générale

Le Centre lasallien Saint-Michel est un organisme communautaire à but non lucratif, dédié à l’éducation et au développement des jeunes et des adultes. Son souci est de pouvoir offrir quotidiennement un espace de vie accueillant et stimulant aux citoyens de l’arrondissement (Saint-Michel, Villeray et Parc d’Extension) prioritairement aux plus défavorisés et aux plus vulnérables.

SOMMAIRE DU POSTE

Le rôle de l'adjoint administratif(ve) consiste en diverses tâches liées à la gestion des dossiers du Centre, au soutien à la paie et la comptabilité. Responsable notamment de la mise à jour des informations et, il/elle doit être en mesure d’utiliser différents outils technologiques dont les logiciels de base (Word, Excel, PowerPoint).

DESCRIPTION DES TÂCHES

Conformément aux lignes directrices données par la direction du centre :

  • Classer les dossiers
  • Assurer la rédaction de rapports et de divers documents en lien avec l’administration du Centre comme le rapport annuel et le guide administratif;
  • Préparer des dossiers divers pour la Direction générale (dossiers sur les suivis des régies, des comités et des coordonnateurs, dossier sur les politiques de prévention, dossier sur les procédures de compilation des données et des locations, dossier sur les subventions, etc.);
  • Participer à la rédaction de communications internes d’ordre général;
  • Effectuer des recherches et recueillir de l’information;
  • Rédiger et remplir des demandes de subvention avec la Direction;
  • Assister aux réunions du Centre, plus précisément les régies et les réunions sur la gestion du bâtiment, et procéder à une prise de notes rigoureuse et faire le suivi des dossiers qui y sont reliés;
  • Assister le comptable et préparer les rapports sur Excel au besoin;
  • Assister le gestionnair de paie dans le processus de paie, recueillir et vérifier les feuilles de temps et faire la saisie des heures au besoin(formation offerte par le gestionnair de paie);
  • Assister les coordonnateurs dans la gestion du budget (formation offerte par le coordonnateur);
  • Responsable des inscriptions et de la caisse;
  • Instaurer un milieu de travail positif, sain et sûr en conformité avec les lois et règlements pertinents.

EXIGENCES

– Détenir un diplôme d’études secondaires;

– Avoir une expérience en administration;

– Etre à l'aise avec les chiffres;

– Connaître la suite Office surtout en Excel;

– Connaître la plate-forme Google et ses applications (Google Tâches, Google Agenda, Google Disque, Gmail, etc.);

– Avoir une bonne communication orale et écrite;

– Maîtriser la langue française;

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

– Capacité d’adaptation

– Facilité à communiquer et capacité d’écoute

– Honnêteté

– Imagination et créativité

– Polyvalence

– Rigueur

– Sens de l’organisation et des responsabilités

Avantages sociaux : REER, horaires flexibles, 3 semaines de vacances, possibilité de télétravail

Note : la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes dans le présent document.

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