Adjoint(e) Exécutif(ve)

Administratif
LaSallePermanentMai 31st 2021

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Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) compétent(e) qui reliera de façon transparente les départements de notre organisation, tout en fournissant un soutien administratif à notre équipe de direction. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion des activités quotidiennes en assurant des relations efficaces avec les fournisseurs, les clients et la direction. Vous êtes tenu de maintenir une confidentialité absolue des documents sensibles et autres fichiers de l'entreprise.

 

Responsabilités:

  • Recevoir et diriger toutes les communications de bureau, y compris le téléphone, le courrier postal, le courrier électronique et le fax
  • Gérer les calendriers quotidiens des cadres, y compris les déplacements et l'hébergement
  • Assurer la liaison avec les collègues, les fournisseurs et les clients
  • Organiser et planifier des rendez-vous
  • Préparer la logistique des réunions
  • Rédiger la correspondance et les rapports au nom de l'équipe de direction
  • Fournit un soutien à la comptabilité
  • Maintenir des listes de contacts
  • Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers des réunions/rendez-vous
  • Commander et réapprovisionner les fournitures de bureau, entretenir l'équipement de bureau et organiser le service de réparation
  • Organisation d'événements et restauration pour des réunions, des formations et des événements spéciaux, tout en étant responsable des services de café / rafraîchissements / restauration au bureau, etc.
  • Maintenir la propreté de l'espace de réception et de la kitchenette
  • Autres tâches administratives/de bureau au besoin

 

Conditions:

  • Au moins 5 ans d'expérience dans un rôle administratif d'entreprise en soutien à la direction ou en tant qu'assistant exécutif de bureau ou assistant administratif
  • Expérience antérieure dans un environnement de bureau à la réception de la réception répondant à plusieurs lignes et extensions
  • Diplôme universitaire et/ou collégial en administration des affaires
  • Parfaitement bilingue, français et anglais, écrit et parlé
  • Permis de conduire valide et automobile
  • Orienté client et fait preuve de professionnalisme en tout temps
  • Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau
  • Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
  • Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
  • Maîtrise d'Adobe Illustrator & Photoshop (atout)
  • Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à prioriser le travail
  • Excellentes compétences interpersonnelles, avec une grande attention aux détails
  • Solides compétences organisationnelles avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois
  • Expérience en coordination de projet un atout
  • Hautement digne de confiance et capable de traiter des informations hautement sensibles et confidentielles
  • Capacité à bien travailler sous pression
  • Capacité à travailler de façon autonome avec peu ou pas de supervision

 

 

 

We are looking for a skilled Executive Assistant, who will seamlessly link departments within our organization, while providing administrative support to our executive team. You will play an essential part in managing business day to day activities by ensuring effective vendor, customer, and management relations. You are required to maintain absolute confidentiality of sensitive documents and other company files.

 

Responsibilities:

  • Receive and direct all office communications, including phone, postal mail, email, and fax
  • Manage day to day calendars of executives, including travel and accommodation
  • Liaise with colleagues, vendors, and customers
  • Organize and schedule appointments
  • Prepare meeting logistics
  • Draft the correspondence, and reports on behalf of the executive team
  • Provides bookkeeping support
  • Maintain contact lists
  • Act as the point of contact for internal and external clients
  • Welcome visitors and direct them to meetings / appointments
  • Order and replenish office supplies, service office equipment, and arrange for repair servicing
  • Organizing events and catering for meetings, training and special events along with being responsible for office coffee / refreshments/ catering services, etc.
  • Maintaining the cleanliness of front office space and kitchenette area
  • Other administrative/ office duties as required

 

Requirements:

  • Minimum 5 years’ experience in a business administrative role supporting management or as an Executive Assistant office or Administrative Assistant
  • Previous experience in an office environment at front desk reception answering multiple lines and extensions
  • Completion of University and/or college education in Business Administration
  • Perfectly bilingual, French and English, written and spoken
  • Valid driver's license and automobile
  • Client-oriented and demonstrates professionalism at all times
  • Knowledge of office management systems and procedures
  • Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines
  • Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)
  • Proficiency in Adobe Illustrator & Photoshop (asset)
  • Excellent time management skills and the ability to prioritize work
  • Excellent interpersonal skills, with strong attention to detail
  • Strong organizational skills with the ability to multi-task
  • Project coordination experience an asset
  • Highly trustworthy and capable of handling highly sensitive and confidential information
  • Ability to work well under pressure
  • Ability to work independently with minimal to no supervision

 

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