Agent(e) d’affectation aux horaires

Administration / Soutien administratif
Montréal-NordTemporaireJuin 11th 2021

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La coopérative de solidarité Novaide, est une entreprise d’économie sociale en aide à domicile à but non lucratif, qui offre des services subventionnés, principalement aux personnes âgées en perte d’autonomie. L’entreprise compte plus de 70 employés permanents, dessert plus de 1 400 clients régulièrement.

Sommaire du poste
L’agente d’affectation prépare les horaires de travail des préposés(e) d’aide à domicile (PAD), planifie la répartition du personnel en fonction des besoins et gère les annulations et remplacements pour les services d’aide à domicile. Elle effectue aussi la gestion et le suivi des demandes, des plaintes ou des besoins particuliers des clients et/ou des PAD en tentant de trouver des solutions satisfaisantes pour tous.

Remplacement d'un congé de maladie, contrat de 3 mois
Statut : Poste administratif remplacement de congé de maladie (5 jours/semaine)
Horaire : 9h00 à 17h00 (35 heures/semaine)
Supérieur immédiat : Directrice adjointe

Responsabilités 
Sous la supervision de la directrice adjointe, la personne aura comme principaux mandats :

  • Élaborer et gérer les horaires de travail des PAD sous sa responsabilité.
  • Gérer les dossiers nécessitant des changements ou ajustements et en faire le suivi auprès du client et/ou PAD
  • Gérer les annulations de services de la part des clients ou gérer les annulations de service suite à des absences d’employés et s’assurer de trouver un remplacement.
  • Compléter les dossiers clients dans le logiciel Maya et y annoter toutes les informations pertinentes
  • Gérer les insatisfactions et les plaintes de 1er niveau et inscrire les informations dans le dossier du client et/ou PAD et effectuer le suivi si nécessaire. Dans les situations complexes ou graves, transférer le dossier à la directrice adjointe.
  • Collaborer avec les autres employés administratifs et les aider dans l’acquittement de leurs tâches, en fonction de ses mandats et responsabilités

Profil recherché
Formation et expérience

  • Diplôme d’études collégiales ou professionnelles dans un domaine pertinent;
  • Expérience d’au moins 2 ans dans une fonction similaire;
  • Expérience démontrée en gestion de service à la clientèle, dans un contexte de fort achalandage et de nombreux imprévus;
  • Bonne connaissance du français écrit et excellente élocution;
  • Connaissance usuelle de l’anglais et facilité à s’exprimer;
  • Connaissance des logiciels suivants : MS office (Word, Excel, etc.), Internet, Outlook,

Aptitudes

  • Personne dynamique, autonome, fiable, organisée et capable de travailler sous pression avec des échéanciers serrés;
  • Personne ayant le souci du détail et selon les procédures de l’entreprise;
  • Facilité à entretenir des relations ou communications de qualité avec le personnel et la clientèle desservie;
  • Personne orientée vers le travail d’équipe et désirant participer activement aux efforts communs;
  • Personne à l’aise dans un contexte de changement et capable de s’adapter facilement;

Conditions d'emploi

  • Salaire selon la politique de rémunération du personnel administratif et selon les qualifications;
Inclure un message aux recruteurs.
Attachez un curriculum vitae. Les types de fichiers acceptés sont des DOC, DOCX, PDF, HTML, and TXT.

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