Assistant(e) administrative de direction | GénieLab

Administration / Soutien administratif
Le Plateau-Mont-RoyalPermanentJuin 1st 2021

Qui sommes-nous ?

Fondé en 2012, GénieLab est un organisme à but non lucratif qui favorise l’accès à la culture numérique en fusionnant design, art et technologie afin d’offrir des expériences inclusives ancrées sur la collaboration, l’expérimentation et l’éducation.

Tu aimes relever de nouveaux défis ?
La gestion administrative d’un organisme à but non lucratif en pleine expansion t’inspire ?
Tu es à l’aise pour échanger en anglais et en français ?
Tu es polyvalent, car c’est toi qui vas être actrice de ton nouveau rôle au sein de GénieLab ?

Alors, on veut te rencontrer…

Voilà quelques-unes des tâches qui te seront confiées:

Administration générale (30%)

  • Traitement et rédaction de courriels (entrants et sortants)
  • Organisation de réunions, événements pédagogiques…
  • Rédaction de rapports d’activités de l’OBNL…
  • Aide dans la gestion de projets en collaboration avec les chargé.e.s de projets et la direction.
  • Préparation de la facturation et suivi des remboursements.
  • Assurer la liaison avec la direction et les employé.e.s.
  • Assurer la logistique de l’équipement informatique et fournitures…
  • Et toutes autres tâches connexes

Finance/comptabilité (50%) :

  • Tenue de livres dans Quickbooks
  • Reddition de comptes
    • Produire des rapports financiers
    • Effectuer les paiements des comptes fournisseurs
    • Saisir des éléments variables permettant d’effectuer les remises gouvernementales (mensuelle et trimestrielle)
    • Faires les demandes pour les Subventions Salariales et/ou de Loyer (SSUC/SUCL) mensuellement
    • Remplir et soumettre les demandes de remboursement de bailleurs de fonds
    • Traitement de la paie dans Quickbooks (bi-mensuelle)

 RH (20%) :

  • Rédaction et publication des offres d’emploi
  • Participation au recrutement des nouveaux collaborateurs
  • Organisation des entrevues physiques et virtuelles avec des stagiaires, employé.e.s
  • Rédaction des contrats de travail
  • Intégration des nouveaux arrivants (stagiaires, consultant.e.s, employé.e.s)
  • Orienter les employé.e.s, consultant.e.s en fonction de leur demande
  • Gestion du processus de départ

Le profil que nous recherchons est plus détaillé ici:

  • Expérience de 2 ans et plus en gestion administrative, en ressources humaines et en comptabilité sont prioritairement appréciées.
  • Bonne capacité rédactionnelle (anglais, français)
  • Expérience avec la tenue de livre (Quickbooks)
  • Bonne maîtrise du pack office (word, excel, power point)
  • Expérience dans un OBNL est un très grand atout

Traits de personnalité

  • À l'aise à travailler à distance avec une équipe diversifiée, interdisciplinaire et bilingue
  • Bonne capacité d’adaptation, professionnel.le, confiant.e et autonome
  • Avec un sens des résultats, capacité à prendre des initiatives, leadership

Conditions du poste:

  • Horaire de 35 à 40 heures par semaine selon vos disponibilités,
  • Le poste sera rémunéré de 17$ à 20$/h selon l’e?chelle salariale e?tablie par GénieLab et votre expérience pré-existante.

Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation.

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