Préposé·e à l’accueil

Administration / Soutien administratif, Service à la clientèle / Centre d'appel
Le Plateau-Mont-RoyalPermanentMai 22nd 2021

Notre parternaire offre un milieu de travail flexible, créatif, stimulant et riche pour le développement de professionnel·le·s souhaitant œuvrer au sein d’une équipe dynamique et qualifiée. Elle offre la possibilité de travailler dans un contexte multidisciplinaire et intersectoriel. 

 

La Fondation Marie-Vincent soutient les enfants, les adolescentes et les adolescents victimes de violence sexuelle et physique en leur offrant, sous un même toit et en collaboration avec ses partenaires, les services dont elles et ils ont besoin. Elle contribue à prévenir la violence en misant sur l’éducation et la sensibilisation, et en aidant les enfants présentant des comportements sexuels problématiques. Elle mise constamment sur les meilleures pratiques dans le domaine de la violence sexuelle en soutenant une Chaire interuniversitaire de recherche et en demeurant à l’affût des nouvelles réalités sociales.

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction des finances et de l’administration, le ou la préposé.e à l’accueil agit comme premier point de contact avec la Fondation Marie-Vincent. Elle ou il accueille et dirige les personnes qui se présentent à l’organisme. La ou le préposé·e à l’accueil traite les demandes d’information par courriel, répond au téléphone, achemine les appels téléphoniques et prend les messages. Elle ou il assure également la prise en charge de tâches administratives variées. Parallèlement, la ou le préposé· à l’accueil anime des activités auprès des enfants à la réception.

 

Plus précisément, la personne choisie exercera les fonctions suivantes :
Accueil, réception et gestion des appels (environ 50 % du temps)

  • Accueillir, renseigner et diriger les parents, enfants, partenaires et visiteurs vers la personne de référence ou le service approprié ;  
  • Recevoir et traiter les appels entrants ;
  • Gérer la boîte vocale de la réception ;
  • Communiquer avec la clientèle pour la confirmation, la modification ou l’annulation de diverses rencontres ;
  • Traiter les courriels reçus dans la boîte d’information ;
  • Veiller à l’entretien de la zone de réception pendant et après le quart de travail (ex. : désinfecter les jouets, assurer la propreté des lieux, etc.) ;
  • Coordonner les examens médicaux (réservation de la plage horaire avec les requérant·e·s [policier·ière·s, Direction de la protection de la jeunesse (DPJ),), assurer les diverses communications et effectuer les suivis préalables requis.

Tâches administratives (environ 30 % du temps)

  • Créer les dossiers vierges pour l’équipe clinique ;
  • Coordonner la réservation des différentes salles (conférence, polyvalente, partenaires, traitement, etc.) ;
  • Tenir l’inventaire de la papeterie générale et des boissons (café, jus et eau) et procéder aux commandes des produits manquants ;  
  • Affranchir, poster et trier la correspondance et les colis ;
  • Assurer le rangement des salles de traitement et de la salle de photocopie ;
  • Procéder à la facturation mensuelle des rendez-vous cliniques à la Direction de l’indemnisation des victimes d’actes criminels (IVAC) ;
  • Tenir à jour les statistiques pertinentes (annulation de rencontres, présence des client·e·s et clinicien·ne·s, etc.) ;
  • Mise à jour du guide de la réception.

Animation auprès des jeunes (environ 20 % du temps)

  • Assurer une présence auprès des enfants, notamment par l’animation de jeux variés et adaptés à l’âge des enfants ;
  • De façon sporadique, transmettre au personnel clinicien des observations sur le comportement des enfants et des parents lors de leur présence à la réception ;
  • Effectuer toute autre tâche liée au poste.  

Conditions

  • Poste permanent, à temps partiel
  • 15 heures par semaine (lundi et vendredi après-midi obligatoires). Possibilité de plus d’heures lors de remplacements

Le profil recherché doit répondre aux exigences suivantes :

Formation/Expérience/Certification

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration ou bureautique ;
  • Expérience minimale de deux (2) à trois (3) ans dans un rôle similaire ;
  • Expérience de travail requérant une interaction directe avec des enfants (atout important) ;
  • Toute combinaison de formation et expérience sera considérée ;
  • *** À noter que les candidatures étudiantes dans un domaine connexe aux activités de la Fondation seront considérées comme un atout.

 Connaissances

  • Excellente maîtrise de la langue française (oral et écrit) et très bonne connaissance de la langue anglaise (oral) ;
  • Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
  • Familiarisation avec les principaux enjeux et des répercussions de la violence sexuelle envers les enfants, les adolescents et leur famille (atout).

 Compétences et aptitudes requises 

  • Aisance et facilité à entrer en relation avec les autres (tant auprès des enfants que des adultes)
  • Sens de l’observation
  • Jugement
  • Éthique professionnelle
  • Contrôle de soi et gestion du stress
  • Professionnalisme
  • Écoute, diplomatie et empathie
  • Communication (orale et écrite)
  • Polyvalence
  • Sens de l’organisation et gestion des priorités
  • Créativité
  • Esprit d’équipe et collaboration 
  • Capacité d’adaptation

Les professionnel·le·s qui souhaitent faire une réelle différence dans la vie des enfants et des adolescent·e·s victimes de violence ou des enfants ayant des comportements sexuels  problématiques doivent soumettre leur candidature au plus tard le 28 mai 2021en faisant parvenir leur curriculum vitae et une lettre d’intention

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