Responsable administration et communications

Administration / Soutien administratif, Communication / Médias
Rivière-des-Prairies / Pointe-aux-TremblesPermanentJuil 15th 2021

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L’AIQ regroupe la majorité des entreprises spécialisées en isolation tant architecturale que mécanique, des distributeurs et manufacturiers de matériaux isolants.

Sommaire du poste
Sous la responsabilité de la Directrice générale ou son représentant, le ou la responsable assure le soutien à l’équipe de l’AIQ tant au niveau de l’administration, des communications et médias numériques, des services aux membres et événements.

Administration

  • Préparer, saisir à l’ordinateur, réviser, relire la correspondance, la facturation, les présentations visuelles diverses, brochures, publications, rapports et divers documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • Analyser les notes de service, mémoires, rapports ou toute correspondance reçus et/ou à envoyer;
  • Participer à la rédaction et mise en page des documents divers, notes et infolettres, ordre du jour, procès-verbaux, discours, rapports et présentations pour la direction, les membres de l’AIQ incluant le conseil d’administration et ses comités;
  • Rassembler les informations et élaborer les documents requis à la reddition de compte mensuelle et annuelle de l’AIQ incluant les rapports comptables et tenue de livres, gestion des comptes à recevoir et à payer;
  • Coordonner l’agenda de la direction (fixer et confirmer les rendez-vous et réunions), la préparation des rencontres incluant la recherche s’y rattachant et éléments de logistiques;
  • Planifier, organiser et participer aux rencontres diverses avec la direction ainsi qu’aux événements de l’AIQ, joue un rôle de premier plan au niveau événementiel;
  • Effectuer des recherches, la compilation de données en vue de documenter les éléments requis pour la direction;
  • Commander les fournitures de bureau et tenir l’inventaire;
  • Veille au respect du système de classement et l’archivage des documents et données;

Service aux membres 

  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone, courriers postaux ou électroniques, médias sociaux ou autres et en assurer les suivis appropriés;
  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l’employeur ou personne compétente;
  • Fournir les renseignements généraux aux membres, partenaires et au public;
  • Soutien la direction dans ses démarches de promotion de l’AIQ, de recrutement et rétention des membres ainsi que ses partenaires d’affaires;
  • Assurer un service aux membres de qualité et contribuer à l’amélioration de l’expérience client;

Communications et médias numériques

  • En collaboration avec l’expert fournisseur web, effectuer la mise à jour de la plateforme web;
  • Gérer les médias sociaux;
  • Participer à l’élaboration des stratégies marketing;
  • Préparer les infolettres, diverses publications et communiqués internes ou externes;

Profil recherché

  • Formation universitaire en communications, marketing ainsi que toute autre formation collégiale pertinente liée à la bureautique et secrétariat, organisation d’événements et médias numériques
  • 5 ans d’expérience minimum
  • Expérience en organisation d’événements et activités de réseautage ou formation;
  • Être capable d’utiliser avec aisance les systèmes : comptable Sage 50, infolettres avec Cyber Impacts, gestion de contenu web (Facebook, Instagram, LinkedIn, Tiktok, Twitter)
  • Excellente maitrise du français parlé et écrit, anglais un atout.
  • Maitrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),
  • Expérience du milieu associatif, d’organismes à but non lucratif, communautaire ou d’économie sociale;
  • Connaissance de l’industrie de la construction (atout).
  • Niveau élevé d’autonomie.
  • Sens de l’organisation très développé et d’initiatives.
  • Bonne écoute et capacité à communiquer.
  • Souci du détail et du travail bien fait.
  • Capacité à gérer les priorités, plusieurs dossiers à la fois.
  • Bonne gestion du stress.

Conditions d'emploi

  • Lieu de travail : présentiel à Montréal avec télétravail.
  • Temps partiel : variant entre 20 et 30 heures par semaine.
  • Horaire flexible permettant conciliation travail-famille (fonction des heures d’affaires).
  • Salaire selon expérience
  • Occasionnellement être capable de travailler en dehors des heures d’affaires et se déplacer notamment lors des événements.
  • Stationnement gratuit.
  • Vacances estivales et hivernales de la construction

 

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